【報連相で評価を上げる】できていないと自分・組織が腐る？軽視できないホウレンソウ
本日はみんなが大好き報連相(ホウレンソウ)について。
社会人になると「報告はしっかりね！」など言われている人もいるかと思います。安易に捉えられえがちな報連相ですが、仕事を円滑に進めるうえで非常に重要な社会人基礎力です。
本日は報連相の定義などだけでなく、【誤った報連相について】と称し実際に平均年齢25歳の当社だからこそ発生している現場で起きる報連相漏れについてご紹介します。
報連相と聞くと、新入社員向けのイメージを持たれがちですが、リーダーや管理職の方にとっても重要です。
部下を持っている方や組織を牽引する人は「あなた自身が報連相をしていない（求めない）と報連相しない組織になり、メンバーも報連相ができない人」になってしまいます。
凡事徹底という言葉がある通り、改めて基礎を理解することは重要です。
知らなかった人は新たに学び、知っている人・出来ている人(と勘違いしている)も改めて確認して、より良い仕事をしていきましょう。
Contents
報連相(ホウレンソウ)とは？
報連相(ホウレンソウ)の定義
まず最初に簡単に言葉の定義や目的について整理します。
報連相とは「報告」「連絡」「相談」の頭文字をとったもので、それぞれ下記の意味があります。
例：資料作成を上司から依頼され、完成後に提出する。/今はできないなどの結果共有の意味合い
問題発生時に事実を共有する意味合い、主観は入れないのが基本
曖昧な知識で判断ができないケースや、大きな決断の時に間違いがないか確認する意味合い
報告は義務的なものが多い一方で、連絡と相談は自発的なものが多いです。
ですので組織によって、なかなか活発に行われないというケースもあります。
冒頭で「部下を持っている方や組織を牽引する人は「あなた自身が報連相をしていない（求めない）と報連相しない組織になり、メンバーも報連相ができない人」になってしまいます。」といったのはこれが理由だよ。
目的①チームプレーのレベルをあげる
では報連相はなぜやるのか。
自組織や・チームなどの情報を共有し、組織連携を強化することで質の高い仕事につなげる為
です。
ビジネスを一人で行っている場合を除いて、ビジネスにおけるコミュニケーションは、1人ですべて完結するという内容はなく、ほぼ報連相で成り立っています。
更に、縦と横にそれぞれ人間関係があり、情報共有と意思疎通ができていれば、問題が起こった際の対応もそれまでの背景が分かっていれば早いでしょう。問題が無くても日々の業務がよく見え、改善点が見つかることもあります。
チームプレーのレベルを上げるためにも、報連相を徹底する事が成功への近道なんだな！
その他にももちろんお客様や、各ステークホルダーに影響を及ぼすということもありますので最終的に【報連相は社会貢献に繋がる】ともいえるでしょう。
目的②自分の評価につながる
二つ目。この目的を理解している人の方が少ないはずです。
報連相はあなたの仕事ぶりを知らせる武器なのです。
報告：義務的
連絡と相談：自発的
と先ほどお伝えした通り、基礎なのに自発的にやらない人も多いのです。
報連相は決してネガティブなものではなく上司からしたら「こまかく報告してくれる」「相談してくれるから、内容把握できる」など自分の仕事ぶりをアピールできるものでもあり、なおかつ正しい方向に進んでいるという確認の意味合いもあります。
報連相を自らしない上司は「あいつに任せたけど大丈夫かな」と感じるはずです。
あなたがこの上司だった場合、細かく報連相してくれる人と、全然報連相しない人だとどちらが安心して仕事を任せられるでしょうか。
そう考えてみると結果的に報連相への意識が自分の評価にも繋がることが理解いただけたかと思います。
誤った報連相について
ここまで見ても、「自分できてるできてる」「簡単じゃ～ん」そう感じた人は以下を見てみて、できているかチェックしてみましょう。
-完了の報告ケース
なにかの仕事を任され、仕事が完了した時の【完了報告】皆さんはできていますか？
特に現代だとチャットワークやTeamsなど社内コミュニケーションツールを活用する会社が増えていますが、そのようなツールを活用して「上記完了しました」などは漏れなくできていますか！？
最近はプライベートでの「LINE」は皆が使うため特に若い人は【既読＝報告したつもり感覚】とメッセージを捉えるがあまり、完了報告ができていない人は非常に多いです。
「頼まれてやったから良いと思った」
先輩は確かに頼みましたが、進捗などが分かっていないと先輩の立場に立つとどうでしょうか！？報連相は完了報告までが仕事なのです。
-報連相を受け身にするケース
これは先ほどまでも伝えていた「報連相は求められるもの」と誤った認識を持っている人。
報連相は様々な人に影響するのと、組織、自分にとってプラスしかないなかで、自ら報連相できない人。
この受け身になってしまう理由としては
①報連相の重要性を理解していない
②報告して怒られるんじゃないかという「挑戦」への誤った認識
③報告しにくい。という自身の感情に負けてしまっている
などが挙げられるかと思います。「報連相のやり方」だけでなく「報連相に対するあり方」を正さなければ修正できない部分かもしれませんが、事実非常に大事な問題です。
報連相ができないとあなたが腐り、評価も下げます！
あなたができないと組織が報連相出来なくなります。結果、あなたの会社が報連相できない会社となり、腐っていきます。
自分の評価なんて目先のもので解説しましたが、かなり重要項目です。日々一つ一つの仕事についてくるものなので当然です。
“自分から”やっていきましょう！
※本日は①を高める内容です。②③については過去のブログでも取り扱っていますので是非過去遡ってブログをご覧いただければと思います。
-勘違いしちゃってるケース
こちらは「自分はできてるもん！」と勘違いしてしまっているケース。
①報連相の重要さや及ぼす影響について理解しきれていない場合
②若くしてリーダー職についた人・報連相を求められにくい立場に早くになった場合
などでは、慢心を生んでこのケースに陥ってしまいます。
特に弊社の場合にいえる事ですが、営業会社で若い組織、報連相などの細かさよりも大胆さが先行している組織にはこのタイプの人は多いのではないでしょうか。
-グループチャットを活用しきれていないケース
まさしく当社の事ですが、コミュニケーションツールを活用しきれていないケース。
当社はチャットワークを活用しており、グループチャットも多数活用しています。プロジェクトごとにグループを作成するなどコミュニケーションの円滑化・生産性を高める管理に努めていますが、そんな当社で多いのが「個別チャット乱用」
①グループチャットだと言いにくい。個別の方が言いやすい
②グループで言う必要がないと思った
という理由からこのケースが多く感じます。いずれも重要性を理解していないケースですね。
確かに重要な内容や多くのメンバーが把握すべきでない内容はもちろん不要ですが、グループチャットの活用は周囲にも動きや状況を伝える役割を果たし、それが協力体制を生んだり助言をもらえたり、認識が違うことをしていればアドバイスがもらえ自身の仕事がより良いものになるのです。
当記事の目的を改めて見直し、より良い報連相にしていきましょう♪
報連相をうまくするために
ここまでしっかりお読みいただいた方は【報連相の重要性】や【報連相の目的】を理解いただき、今すぐにでも報連相がしたくてうずうずしているはずです。
では実際にどのような報連相が有効なのか、ポイントを簡単に二つお伝えします。
-「2・5・8」に乗っ取り報連相
「2・5・8」とは仕事の「2割・5割・8割」の状態で報連相しようというものです。
10割が仕事の完成としたとき、この三段階は最低でも上司とすり合わせをしようということですね。
特に重要なのが「2割」
この段階はいわゆる方向性を創る段階で、仕事の土台となります。
この2割を飛ばしていつも5割で上司とすり合わせしている人は土台ができていない状態で上司に見せにいっている可能性があるのです。
上司が器用に調整してくれている場合はあなたは「ちょっとずれている人」と評価されてしまいかねません。
仕事が任されているときは「求められている成果（10割）」があるはずです。
そのゴールをしっかりとすり合わせ、上司と近い認識をもって仕事に着手する。これは最終的な自分の仕事の質を決めます。
「自分なりに頑張りたくて」
という人ほどこの2割が抜けてしまいます。「自分なりにすることが良い仕事ではない」ということをしっかり踏まえて、報連相も仕事も取り組んでみましょう。
-「あの件どうなった？」と言われないレースをする
最後が特に重要です。
あの件どうなった？
口頭でも、メールでも、電話でも、チャットワークでも
あなたはこの言葉をここ最近、どれくらい言われましたか！？
この言葉を言われているうちは報連相ができていない証拠です。
受身であり、上司の求められる報連相スピードに追い付けていないと上司はこの言葉を発することが多いです。
完璧なアウトプットを目指すあまり報告が後手後手になってしまいます。
この多くの場合は<自分ひとりで背負い込んだ時>に陥ってしまいがちです。大事なのは周りを巻き込んで、一人ではできない仕事をやり遂げる事。そのために必要なのが報連相なのです。
あの件どうなった？が自分だけでなく組織でも行き交っている場合は報連相への意識を変える必要があることを覚えておきましょう。
最後にまとめます！！
報連相とは、仕事を円滑に進めるうえで非常に重要な社会人基礎力で新入社員だけでなく、部下を持っている方や組織を牽引する人でも「あなた自身が報連相をしていない（求めない）と報連相しない組織になり、メンバーも報連相ができない人」になってしまう。報連相をする目的としては①チームプレーのレベルをあげる②自分の評価につながるが挙げられて、報連相を細かく見てみると報告は義務的なものが多い一方で、連絡と相談は自発的なものが多い。このケースから【完了報告ができない】【報連相を受け身に捉えている】【勘違いしちゃってる】
【グループチャットを活用しきれていない】などの問題が現場レベルでも発生しがち。報連相を円滑かつ効率的にするためには【「2・5・8」に乗っ取り報連相】【「あの件どうなった？」と言われないレースをする】にフォーカスしてみると、自発的でかつ自己満にならない報連相ができ、結果的に質の高い仕事ができ、組織の連携も良くし、自身の評価にも繋がるということを腑に落としていくと、組織もより良くなっていく。逆にできていなければ、基礎のできない新人や、報連相が行き交わない腐った組織となってしまう。
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